Privacyregelement

Privacyregelement

Wille Coaching BV. treft hierbij een schriftelijke regeling conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor de verwerking van cliëntgegevens. Vastgelegd zijn hiermee het doel en de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, het recht van cliënten op inzage in, afschrift en correctie van hun persoonsgegevens, de verstrekking van gegevens aan anderen dan de cliënt en de bewaar- en vernietigingstermijnen voor persoonsgegevens van cliënten.

1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a) Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
b) Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
c) Cliënt of Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
d) Dossier: elk op naam van de cliënt gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is, en dat betrekking heeft op de cliënt, waarbij de persoonsgegevens zowel op geautomatiseerde als niet-geautomatiseerde wijze worden verwerkt.
e) Bewerker: degene die ten behoeve van Wille Coaching BV. persoonsgegevens verwerkt.
f) Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling,samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
g) Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
h) Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Artikel 2. Reikwijdte van het reglement.
Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Artikel 3. Taken van Wille Coaching BV.
Wille Coaching BV. verricht voor individuele volwassen cliënten coachende en begeleidende werkzaamheden die betrekking hebben op hun beroepsmatig functioneren.

Artikel 4. Toegang tot het dossier
Directe toegang tot het dossier hebben alleen die personen die behoren tot de organisatie van Wille Coaching BV. of van de bewerker, en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak.

Artikel 5. Algemene informatie voor de cliënt over gegevensverwerking
Zo spoedig mogelijk na de aanmelding bij Wille Coaching BV. wordt aan de cliënt meegedeeld dat de regeling rond hun privacy te vinden is op de website van Wille Coaching BV.

2. Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens
Artikel 6.
Doel van de verwerking van persoonsgegevens.
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is:
a) Het mogelijk maken van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 3 van dit reglement.
b) Het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering van Wille Coaching BV., alsmede het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met subsidievoorwaarden en contractafspraken.

Artikel 7. Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking.
1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden voor de in artikel 6 van dit reglement genoemde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
4. Persoonsgegevens worden bewaard in een af te sluiten ruimte. Persoonsgegevens in de automatisering zijn slechts toegankelijk middels een wachtwoord.
5. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van Wille Coaching BV., of door ingehuurde medewerkers na akkoordverklaring met het privacyreglement.

Artikel 8. Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens
1. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
a) de betrokkene voor de verwerking van de hem betreffende gegevens zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
b) de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Wille Coaching BV. onderworpen is;

Artikel 9. Verwerking ten behoeve van onderzoek en statistiek
1. Verdere verwerking van persoonsgegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, wordt niet als onverenigbaar beschouwd indien Wille Coaching BV. de nodige voorzieningen heeft getroffen teneinde te verzekeren dat de verdere verwerking uitsluitend geschiedt ten behoeve van deze specifieke doeleinden.
2. Bijzondere persoonsgegevens kunnen ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek worden verwerkt indien:
a) het onderzoek een algemeen belang dient;
b) de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is;
c) het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en
d) bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.
3. De verwerking van persoonsgegevens zoals genoemd in lid 1 en 2 dient echter achterwege te blijven voor zover een geheimhoudingsplicht uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift daaraan in de weg staat.

3. Inzage en correctie
Artikel 10.
Inzage voor de cliënt
1. Wille Coaching BV. verstrekt aan de cliënt desgevraagd zo spoedig mogelijk inzage in en afschrift van de bescheiden,die betrekking hebben op de cliënt zelf.
2. Inzage in of afschrift van de bescheiden wordt aan de cliënt geweigerd, indien de persoonlijke
levenssfeer van een ander dan de cliënt daardoor zou worden geschaad.
3. De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Wille Coaching BV.
4. Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, zijn geen onderdeel van het dossier en derhalve niet ter inzage.

Artikel 11. Recht op correctie
1. De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan 
Wille Coaching BV. schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te
verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. 
Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. Wille Coaching BV. bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

4. Derdenverstrekking
Artikel 12.
Derdenverstrekking

1. Wille Coaching BV. verstrekt alleen met toestemming van de cliënt inlichtingen over de cliënt, dan wel afschrift van de bescheiden, aan anderen dan de cliënt, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald.
2. Onder ‘anderen dan de cliënt’ zijn niet begrepen degenen van wie beroepshalve de medewerking bij de toegang tot en de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk is.
3. Het in afwijking van de voorgaande leden verstrekken van inlichtingen over de cliënt aan anderen dan de cliënt, is uitsluitend toegestaan in een situatie van overmacht.
4. De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Wille Coaching BV.
5. Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, zijn geen onderdeel van het dossier en worden derhalve niet verstrekt.

5. Bewaartermijnen en vernietiging

Artikel 13. Bewaren van persoonsgegevens
1. Na beëindiging van de dienstverlening wordt het dossier ondergebracht in het archief van Wille Coaching BV Op de verwerking van persoonsgegevens die zijn ondergebracht in het archief, is het bepaalde in dit Privacyreglement onverkort van toepassing.
2. Onverminderd het derde, vierde en vijfde lid en artikel 14, bewaart Wille Coaching BV het dossier van een cliënt gedurende tien jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de dienstverlening is afgesloten.

Artikel 14. Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek
1. Wille Coaching BV. vernietigt de door haar bewaarde bescheiden binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben.
2. Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

6. Overige bepalingen

Artikel 15. Klachten
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij een klacht indienen volgens de procedure zoals verwoord in het klachtenreglement van Wille Coaching BV. Zowel het klachtenreglement als het privacyreglement zijn als te downloaden bijlage opgenomen op de website van Wille Coaching BV.

Dit reglement treedt in werking op 1 april 2011

Nora Visser

Directeur Wille Coaching BV.